文档管理系统

顾名思义，文档管理系统是帮助文档的发布、存储、索引和检索的系统。虽然这类系统几乎只处理显性知识，但一个组织必须处理的文件数量之大使它们变得有用，在某些情况下甚至是强制性的。它们通常是内容管理系统的一部分。

一个文档管理系统会包括以下功能:

1.获取：文件管理系统要使用纸质文件，必须对其进行扫描。对于需要执行此过程并且拥有大量纸面文档的企业来说，这可能既耗时又昂贵。

2.使用元数据分类：元数据（关于数据的数据）用于识别文件，以便以后检索。它可以包括关键字、日期、作者等。用户经常被要求输入此元数据，或者系统可能会从文档中提取它。光学字符识别可用于识别扫描图像上的文本。

3.索引：有许多不同的形式，一个好的索引系统至关重要，索引函数将使用元数据。

4.检索：文件管理系统的搜索功能是其最重要的要素之一。搜索功能可以或多或少复杂，允许按文档元数据的元素进行搜索，也可以通过搜索实际文档中的关键字/短语并使用语义分析来确定相关性。

5.版本控制：不同版本文件的存储和管理适用于需要频繁更新的文件。允许授权用户返回到早期版本。

6.管理和安全：任何信息技术系统都需要监管。用户需要不同级别的授权，某些更敏感的功能/文档仅对选定的用户/管理员可用，还需要备份，以防发生意外。

除此之外，它们还可能包括一系列可能的特点，包括多平台支持，多个/可定制接口，工作流模块，文件/格式转换等。相应的价格变化和解决方案应该仔细匹配组织的需求。还有一个叫做OpenKM的开源系统，尽管它对“知识管理”一词的使用有些误导性，但似乎已经获得了相当程度的普及。

与非电子系统相比，文件管理系统降低了操作成本，提高了检索效率和速度，改进了一致性，并且更安全（在文件备份和安全措施方面）。有成百上千的系统，每一个都有自己的优点和缺点。需要考虑的是:采购/设置成本，功能类型，培训，维护，易用性等。一定要根据您的具体需求和组织流程来评估每一个项目。